Privacyverklaring

1Wie is verantwoordelijk?

Pand4U is een product van 4U, de handelsnaam waaronder Familie Hoek B.V. software levert. Familie Hoek B.V. is gevestigd in Nederland en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72540826. Voor vragen over je persoonsgegevens mail je naar beheer@pand4u.online.

Pand4U heeft twee rollen, afhankelijk van wiens gegevens het zijn:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van bezoekers van deze website, van mensen die contact met ons opnemen en van onze klanten: de eigenaren van vastgoed en de beheerders die namens hen werken.
• Verwerker voor de gegevens die een eigenaar in Pand4U vastlegt over zijn huurders, hun contactpersonen en zijn leveranciers. De eigenaar is daarvoor verantwoordelijk; wij verwerken die gegevens alleen in zijn opdracht, volgens een verwerkersovereenkomst.

Ben je huurder en heb je een vraag over je gegevens? Neem dan eerst contact op met je verhuurder. Wij helpen je verhuurder om je verzoek af te handelen.

2Welke gegevens verwerken we?

Wachtwoorden bewaren we alleen als onomkeerbare hash. Codes voor tweestapsverificatie, toegangscodes van eenheden en de Mollie-sleutels van eigenaren staan versleuteld in de database.

Cookies. Deze website gebruikt geen cookies, ook niet bij het contactformulier, geen analysediensten en geen trackingpixels. De lettertypen staan op onze eigen server. De app op app.pand4u.online zet één functionele cookie om je ingelogd te houden. Daar is geen toestemming voor nodig.

Logbestanden. Onze webserver legt bij elk bezoek het IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina vast. Dat gebruiken we alleen voor beveiliging en om storingen op te lossen, en de logbestanden worden automatisch opgeruimd. Elke week mailen we onszelf een overzicht van het contactformulier en het inloggen, met de IP-adressen die het vaakst langskwamen. Dat gebruiken we alleen om aanvallen te herkennen. De app zelf bewaart geen IP-adressen.

3Op welke grondslag?

Overeenkomst

Zodra je klant bent, verwerken we je gegevens om Pand4U te leveren en te factureren.

Gerechtvaardigd belang

Voor het beantwoorden van je aanvraag of mail en voor het beveiligen van de website en de app.

Wettelijke plicht

Facturen en de gegevens daarop bewaren we zo lang als de fiscale bewaarplicht vraagt.

Voor de gegevens van huurders bepaalt de eigenaar de grondslag. Meestal is dat de uitvoering van de huurovereenkomst.

4Hoe lang bewaren we gegevens?

• Een aanvraag via het contactformulier komt bij ons binnen als mail; de app bewaart de inhoud alleen tot die mail is verstuurd. Mail met een vraag of aanvraag bewaren we tot 2 jaar na het laatste contact, tenzij je eerder om verwijdering vraagt of klant wordt.
• Gegevens van klanten: zolang de overeenkomst loopt. Onze eigen facturen bewaren we 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Huurfacturen in Pand4U: 7 jaar, met de gegevens die erop staan, zolang het abonnement loopt. Na het einde van het abonnement gelden de 90 dagen hieronder; de eigenaar bewaart zijn facturen dan zelf.
• Foto's bij een melding en in het gesprek daarover: 12 maanden nadat de melding is gesloten of afgewezen, of na het bericht als dat later was. Foto's in een gewoon gesprek: 12 maanden na het bericht. De eigenaar kan die termijn aanpassen. Foto's bij een melding die aan de huurder is doorbelast, blijven bewaard zolang de factuur.
• Na het einde van een abonnement verwijderen we alle gegevens van de klant binnen 90 dagen, ook die van zijn huurders, leveranciers en beheerders. De beheerders krijgen een mail bij het einde en twee weken voor het verwijderen. De eigenaar exporteert vooraf wat hij zelf moet bewaren.
• Back-ups: elke nacht en voor elke update een kopie. We houden de laatste 30 en verwijderen de oudere, dus hooguit een maand. Wat we verwijderen, staat daarna dus nog tot een maand in de back-ups.

Vertrekt een huurder, dan kan de eigenaar zijn gegevens op verzoek exporteren of anonimiseren. Facturen blijven dan bewaard zolang de wet dat vraagt.

5Delen we gegevens met anderen?

We verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. We werken met deze partijen:

• TransIP (Nederland) host de server waarop Pand4U draait en verstuurt onze e-mail. Met TransIP is een verwerkersovereenkomst gesloten.
• Mollie (Nederland) verwerkt online betalingen van huurders, alleen als de eigenaar zijn eigen Mollie-account koppelt. De betaling loopt rechtstreeks tussen huurder, Mollie en eigenaar. Pand4U geeft Mollie het bedrag en het factuurnummer door en ontvangt zelf geen geld.
• Leveranciers die een eigenaar inschakelt, krijgen een werkbon met de melding en de foto's, zonder gegevens van de huurder.

Medewerkers van Pand4U zien gegevens van een eigenaar alleen als hij een dienst van Pand4U heeft aangezet, of tijdens een supporttoegang die wordt vastgelegd. De eigenaar ziet in zijn eigen omgeving wie er namens Pand4U toegang had en wat die deed.

Zetten we een nieuwe verwerker in, dan passen we deze pagina aan.

6Hoe beveiligen we gegevens?

• Elke eigenaar, en elke BV, heeft een eigen omgeving. De app controleert bij elk verzoek dat niemand gegevens van een ander ziet.
• Beheerders loggen in met een wachtwoord en een code uit een authenticator-app. Huurders loggen in met een eenmalige code of link per mail, of met een wachtwoord als ze dat willen.
• Foto's en PDF's staan in een afgeschermde map en zijn in de app alleen te openen via links die na een paar minuten verlopen. Per mail gaan alleen de factuur als PDF naar de huurder en de werkbon met foto's naar de leverancier. Bij het uploaden halen we de locatiegegevens uit foto's.
• Alle verbindingen lopen versleuteld via https.

7Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je deze rechten:

Inzage

Opvragen welke gegevens we van je hebben.

Correctie

Onjuiste gegevens laten aanpassen.

Verwijdering

Je gegevens laten wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren.

Overdracht

Je gegevens krijgen in een bestand dat je elders kunt gebruiken.

Bezwaar

Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Klacht

Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Mail je verzoek naar beheer@pand4u.online. We reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens die je verhuurder in Pand4U bijhoudt, dan sturen we je verzoek door naar je verhuurder.

8Contact

Pand4U, een product van 4U
Familie Hoek B.V. · KvK 72540826

Mail naar beheer@pand4u.online.